case

Een digitale basis bouwen voor de komende vijf jaar groei

1 week

aan het werk

8 processen

geanalyseerd

1 ideaal

IT-landschap

achtergrond

3SSport biedt sport- en educatieve programma’s aan op meerdere locaties en coördineert activiteiten voor een groot en groeiend team. Met de ambitie om de komende jaren het personeelsbestand en werkgebied verder uit te breiden, wilde 3SSport zijn digitale basis versterken.

Quatronic werd gevraagd om een digitale strategie te ontwerpen die deze groei ondersteunt. Ons doel was om meer duidelijkheid in de processen te creëren, de efficiëntie te verbeteren en de IT-systemen te identificeren die het beste aansluiten bij de toekomstige operatie.

3SSport

Service

Digitale strategie consulting

Solution

Digitale strategie

Sector

uitdagingen

De eerste stap was een grondige analyse van de huidige situatie: de bestaande werkwijzen, processen en gebruikte systemen. We hielden interviews met afdelingsleiders uit de hele organisatie. De belangrijkste bevindingen waren:

Handmatige en gefragmenteerde processen

‍Kernactiviteiten zoals facturatie, betalingen en rapportages werden grotendeels handmatig in Excel uitgevoerd. Herhalende controles en updates kostten veel tijd en vergrootten de kans op fouten.

Versnipperde documentatie

‍Belangrijke documenten, zoals offertes, rapporten en analyses, werden per e-mail gedeeld of lokaal opgeslagen. Dit maakte samenwerking lastig en verminderde de betrouwbaarheid van informatie.

Gebrek aan specifieke systemen

‍HR-taken zoals urenregistratie, onkostenvergoedingen en verlofbeheer werden handmatig uitgevoerd in meerdere tools. Daarnaast ontbrak een CRM-systeem, waardoor inzicht in klant- en sollicitantrelaties beperkt was.

‍

No items found.

oplossing

To-be IT landschap

Om tot de ideale to-be situatie te komen, hebben we verschillende systemen voor het toekomstige IT-landschap onderzocht. Twee mogelijke scenario’s werden vergeleken op basis van belangrijke criteria: schaalbaarheid, gebruikservaring (UX/UI), implementatiegemak, kosten en aansluiting bij de organisatie.

1. Verbeteren van het bestaande IT-landschap

Huidige systemen verbeteren door het gebruik van bestaande tools uit te breiden, automatisering waar mogelijk toe te voegen en gespecialiseerde oplossingen te integreren indien nodig.

2. Implementeren van een all-in-one systeem

Een volledig geïntegreerd systeem adopteren dat alle functionaliteiten combineert in één platform, waardoor het beheer wordt vereenvoudigd maar een volledige overgang nodig is.

Ons advies was om het bestaande landschap stapsgewijs te verbeteren. Deze aanpak zorgt voor een soepele overgang, behoudt vertrouwde werkprocessen en biedt flexibiliteit bij het kiezen van de beste CRM- en financiële tools ter ondersteuning van de groei van 3SSport.