Digitalisering van onderhouds- en vervangingsprocessen
Deze fabrikant levert high-tech defensie materieel aan een aantal grote landen.
Na de oplevering wordt er ook een meerjarig onderhouds- en vervangingsdienst geleverd aan haar klanten.
Voor haar klanten is het cruciaal dat de onderdelen wereldwijd snel en correct geretourneerd worden met een logging van de wijzigingen.
Dit proces omvat vele stappen met meerdere stakeholders (denk aan transporteurs, douane, toeleveranciers en de klant).
Deze dienst werd ondersteund door een verouderde access tool en bevatte vele manuele en papier gebaseerde stappen met weinig toelichtingen. Tussendoor werd er ook veel data manueel uitgewisseld met het BAAN ERP pakket.
Quatronic heeft het hele proces in een aantal workshops volledig kunnen doorgronden en snel vertaald in een oplossing die volledig is omarmd door de eindgebruikers.
Defensie fabrikant
Service
Solution
Sector
Geen uniforme werkwijze
- De afdeling zag door de bomen het bos niet meer over bestelde onderdelen en bij wie welke actie lag;
- Medewerkers hielden eigen manieren van werken erop na waardoor er niet een eenduidige workflow was en de acceptatie van een nieuwe uniforme oplossing uitdagend leek.
Geen tracking
Door de vele manuele handelingen en fysieke documenten die werden uitgewisseld was er een slecht overzicht van waar onderdelen zich bevonden en wat de status was van bestelde onderdelen.
Verspreide data
De data om tot een inzicht te komen zat verspreid in verschillende systemen die niet gekoppeld waren en ook grotendeels in mailwisselingen verstopt zaten.
Geen goede productcatalogus
- De onderdelen waar de eindproducten uit bestaan hebben hun eigen lifecycles;
- Voor het bestellen en vervangen van onderdelen is het dus belangrijk om inzicht te hebben in welke onderdelen end-of-support zijn EN welke nieuwe onderdelen ter vervanging ingezet kunnen worden.
Inefficiëntie rondom verzendingen
Het regelen van een verzending betekende dat er veel pakbonnen gemaakt werden in Word bestanden en vervolgens manueel in andere systemen opgevoerd moesten worden. Daarna volgen hoe het met de verzending staat betekende weer nabellen of in externe portals inloggen per verzending.
Uniforme werkwijze
Quatronic heeft in uitvoerige workshops één breed gedragen manier van werken/workflow afgestemd met de klant. Dit is cruciaal als basis van een succesvol project omdat de eindegebruikers het moeten omarmen.
Onderhouds- en vervangingsportaal
Om het process te ondersteunen is een portaal opgeleverd met:
- Een workflow voor elk request met vele automatische checks, communicatie en data raadplegingen uit andere bronnen;
- Een dashboard om direct te zien wat de belangrijkste taken zijn om op te pakken (ook wanneer taken extern belegd zijn);
- Een productcatalogus om direct te herkennen welke onderdelen besteld dienen te worden en bij welke leveranciers dat mogelijk is;
- Geautomatiseerde pakbon generatie;
- Geautomatiseerde order generatie voor verzendingen bij derde partijen en ophalen van updates over de verzendingen;
.jpg)
.jpg)
